Politiques en Matière de Confidentialité de l’AATC
L’Association des arpenteurs des terres du Canada (AATC) se rend garant de conserver votre droit à la confidentialité. Les politiques en matière de confidentialité de l’AATC sont reconnues conformes avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ), en vigueur depuis le 1er janvier 2001.
Définitions:
Association ou AATC : Association des Arpenteurs des Terres du Canada
Brevet : Brevet délivré à une personne ayant rencontré les exigences du Comité des examinateurs de l’AATC (article 49 de la Loi)
Collection d’informations: Acte de demander, acquérir, enregistrer ou obtenir de l’information personnelle de n’importe quelle source, incluant une tierce partie, de quelque façon que ce soit.
Comité : Comité établit par le Conseil (article 19 de la Loi)
Consentement: Entente volontaire sur laquelle repose sur les actes posés et proposes. Le consentement peut être formel ou sous-entendu. Un consentement formel est donné explicitement, soit oralement soit par écrit. Un consentement formel est sans équivoque et ne requiert aucune induction de la part de l’organisation qui demande ledit consentement. Un consentement sous-entendu survient lorsque le consentement émane raisonnablement de l’action ou de l’inaction d’un individu.
Client: Un individu qui:
a. utilise, ou désire utiliser, le produit ou service de l’AATC, ou
b. écrit à l’AATC
Conseil: Unité gouvernante de l’Association (selon l’article 13 de la Loi).
Divulgation: Rendre de l’information personnelle disponible à d’autres personnes en-dehors de l’organisation.
Information personnelle: Toute information sur un individu pouvant être identifié mais n’incluant pas le nom, le titre, l’adresse d’affaires ou le numéro de téléphone d’un employé d’une organisation. Telle information est inclue dans un rapport du bureau de crédit, relevés de facturation et toute plainte officielle. Dans le cas des employés, cela inclut de l’information apparaissant dans les dossiers personnels, les évaluations de performance, les évaluations médicales et les informations sur les bénéfices sociaux.
Loi : Loi concernant les arpenteurs des terres du Canada (46-47 Elizabeth II, Chapitre 14)
Membre: Un individu qui est membre de l’AATC (toute catégorie).
Plaignant : Individu ou entité ayant déposé une plainte selon l’article 24 de la Loi.
Règlement : Règlement sur les arpenteurs des terres du Canada
Tierce partie: Un individu autre qu’un client ou son agent ou une organisation autre que l’AATC.
Utilisation: Réfère au traitement et la conservation d’informations personnelles dans une organisation.
Les politiques en matière de confidentialité de l’AATC (en détail)
1 Responsabilité
1.1 L’AATC observera les 10 principes de confidentialité.
1.2 Le directeur exécutif est la personne qui sera responsable d’observer les politiques en matière de confidentialité. Ses coordonnées sont les suivantes:
Association des arpenteurs des terres du Canada
900 chemin Dynes, bureau 100E
Ottawa (ON) K2C 3L6
Courriel: admin@acls-aatc.caadmin@acls-aatc.ca
Téléphone: (613) 723-9200
Télécopieur: (613) 723-5558
1.3 L’AATC protègera les informations personnelles en sa possession et sous son contrôle, incluant de l’information qui fut transférée par une tierce partie afin d’être traitée.
1.4 L’AATC a mis en vigueur les politiques et procédures nécessaires afin d’appliquer ses politiques en matière de confidentialité, incluant:
1.4.1 L’application de procédures afin de protéger les informations personnelles et observer les politiques en matière de confidentialité de l’AATC.
1.4.2 L’établissement de procédures afin de recevoir et répondre aux demandes et plaintes; et
1.4.3 Le traitement et la communication aux employés sur les politiques en matière de confidentialité de la compagnie.
2 Identification du but de la collecte d’informations personnelles
2.1 L’AATC collecte de l’information pour les buts suivants et exclusivement:
2.1.1 pour établir et maintenir ses relations commerciales responsablement avec le membre, le client et fournir des services continues;
2.1.2 pour identifier les préférences d’un membre ou d’un client;
2.1.3 pour déveloper et améliorer les produits et services; et
2.1.4 pour rencontrer les prérequis légaux et les règlements;
2.1.5 pour poursuivre son mandat et les fonctions qui lui sont attitrées en vertu de la Loi et le règlement.
2.2 Bien avant qu’une information personnelle soit collectée, l’AATC donnera la raison pour laquelle ladite information est requise et comment elle sera utilisée.
2.3 L’AATC n’utilisera pas ou ne divulguera pas et ce, sous aucun prétexte que ce soit, de l’information personnelle qui fut collectée sans identification et documentation appropriées sur le nouveau but de la collecte et sans l’obtention du plein consentement du membre, du client ou de l’employé et ce, à moins d’être requis par la loi.
3 Obtention du consentement pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels
3.1 L’AATC peut recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée et sans son consentement si l’obtention du consentement de cette personne peut aller à l’encontre du but visé par la collecte de renseignements, par exemple en cas d’enquête sur la violation d'un accord ou sur un manquement à une loi fédérale ou provinciale.
3.2 L’AATC peut également utiliser ou divulguer de l’information personnelle sans le consentement ou la connaissance d’un individu dans le cas de danger ou d’urgence en rapport avec la vie, la santé ou la sécurité d’un individu.
3.3 L’AATC peut communiquer à un avocat qui la représente des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée et sans son consentement quand il s’agit de recouvrer une créance ou de se conformer à une assignation, à un mandat, à une ordonnance judiciaire ou à toute autre obligation légale.
3.4 En vertu de l’article 34 de la Loi et de l’article 10 du Règlement, l’AATC tient un registre des arpenteurs des terres du Canada et un registre de ses membres et les met à la disposition de ses membres et de sa clientèle sans avoir à obtenir le consentement des intéressés.
3.5 L’AATC peut communiquer des renseignements personnels aux fins du traitement des plaintes et des cas disciplinaires en vertu des articles 24 à 32 de la Loi, et aux fins de l’examen des pratiques en vertu du l’article 39 du Règlement.
3.6 Lorsqu’un consentement est obtenu, l’AATC doit faire preuve d’un effort raisonnable afin d’assurer que le client ou un employé soit avisé des buts précis pour lesquels les informations personnelles sont utilisées ou divulguées. Les buts doivent être cites de façon raisonnablement comprehensible par le membre, le client ou l’employé.
3.7 Généralement, l’AATC doit obtenir le consentement afin d’utiliser et divulguer de l’information personnelle au moment de la prise d’information. Toutefois, l’AATC peut obtenir le consentement d’utiliser et divulguer de l’information personnelle après que l’information fut collectée mais avant qu’elle soit utilisée ou divulguée à nouvelle fin.
3.8 L’AATC requiert de ses membes et ses clients de consentir à la collection, l’utilisation ou la divulgation d’informations personnelles conditionnellement à la fourniture d’un produit ou d’un service seulement si ladite collection, utilisation ou divulgation sert les intérêts du but visé.
3.9 L’AATC doit prendre en consideration la confidentialité des informations personnelles à obtenir ainsi que les attentes de ses membres, clients et employé(e)s et ce, en déterminant le meilleur type de consentement.
3.10 En termes généraux, l’utilisation de produits et services par un membre ou un client ou la confirmation d’une offre d’emploi ou d’avantages sociaux d’un employé, constitue en soi un consentement sous-entendu servant les buts visés par l’AATC de collecter, utiliser et divulguer de l’information personnelle.
3.11 Sauf pour les renseignements qui sont visés par la Loi ou qui sont versés aux registres des membres de l’AATC ou aux dossiers de plainte, de discipline et d’examen des pratiques, tout membre, client ou employé peut en tout temps retirer son consentement à la divulgation, sous réserve de restrictions prévues par une loi ou un contrat et d’un préavis raisonnable. Les membres, clients ou employés peuvent contacter l’AATC pour obtenir plus d’informations sur les conséquences d’un tel retrait de consentement.
3.12 L’Association publiera les noms des membres des comités dans son rapport annuel, sur son site Web et partout où elle l’estime justifié. En outre, l’adresse de courrier électronique du président sera affichée sur le site Web de l’AATC. L’Association publiera également les noms des membres du Conseil dans son rapport annuel et partout où elle l’estime justifié. Les numéros de téléphone et de télécopieur ainsi que l’adresse de courriel des membres du Conseil seront affichés sur le site Web de l’AATC.
4 La limitation de collecte d’informations personnelles
4.1 L’AATC collecte de l’information personnelle premièrement de ses membres, de ses clients ou de ses employé(e)s.
4.2 L’AATC peut collecter de l’information personnelle d’autres sources incluant les bureaux de crédit ou autre tierce partie à condition de démontrer leur droit à la divulgation d’informations.
5 La limitation d’utilisation, de divulgation et de rétention d’informations personnelles
5.1 En certaines circonstances spéciales, l’information personnelle peut être collectée, utilisée ou divulguée sans le consentement et à la connaissance d’un individu (voir l’article 3).
5.2 L’AATC peut divulguer de l’information personnelle concernant ses employés:
5.2.1 aux fins d’administration personnelle et de gestion des avantages sociaux;
5.2.2 dans le contexte de références d’employeurs passés ou actuels données aux employeurs potentials;
5.2.3 lorsque requis par la loi.
5.3 L’accès aux renseignements personnels sur les membres, clients et employés n’est accordé qu’aux membres du Conseil et des comités et aux employés de l’AATC qui demandent à les consulter pour raison d’affaires ou dont les fonctions exigent à juste titre cet accès.
5.4 L’accès aux renseignements personnels recueillis aux fins de l’examen des pratiques est réservé au gestionnaire chargé de l’examen des pratiques et aux employés qui doivent les consulter dans l’exercice de tâches prescrites par la Loi ou le Règlement.
5.5 Les renseignements personnels recueillis relativement à des plaintes ou à des cas disciplinaires peuvent être communiqués à des tiers pour fins d’enquête ou d’audience sur des questions de discipline. Les tiers ne doivent communiquer ces renseignements à personne d’autre.
5.6 Les décisions disciplinaires peuvent être communiquées aux membres, comme le prévoit l’article 31 de la Loi.
5.7 L’AATC communiquera tout renseignement personnel visé par la Loi ou figurant dans ses registres à ses membres ou clients qui en font la demande.
5.8 L’AATC doit conserver les informations personnelles le temps requis nécessaire ou justifié afin d’identifier les buts visés ou requis par la loi. Selon les circonstances, l’AATC doit conserver l’information personnelle concernant un membre, un client ou un employé pour une période de temps suffisament raisonable aux fins décisionnelles, afin de permettre aux membres, aux clients ou aux employés d’avoir accès à ladite information soit actuelle ou rationnelle pour la prise de décision.
5.9 L’AATC doit maintenir un système raisonnable de contrôles, agenda et pratiques sur l’information ainsi que sur la conservation de dossiers et leurs destructions, lequel est applicable sur l’information personnelle périmée ou non nécessaire ou injustifiée de conserver aux fins des buts visés ou non requise par la loi. Ladite information doit être détruite, effaçée ou devenir anonyme.
6 Exactitude et information personnelle
6.1 L’information personnelle utilisée par l’AATC doit être suffisament exacte, complète et mise à jour afin de minimiser la possibilité qu’une information inadéquate soit utilisée aux fins décisionnelles concernant un membre, un client ou un employé.
6.2 L’AATC doit mettre à jour de l’information personnelle concernant les membres, les clients et les employés lorsque nécessaire afin de remplir son mandat (les buts visés) ou selon l’avis d’un individu.
7 Utilisation de systèmes de protection appropriés
7.1 L’AATC doit protéger les informations personnelles contre tout risque de perte, vol ou accès interdit, divulgation, duplication, utilisation, modification ou destruction et ce, dans son processus de système de protection. L’AATC protègera l’information peut importe le format dans laquelle elle est détenue.
7.2 L’AATC doit protéger les informations personnelles divulguées à une tierce partie et ce, par le biais d’ententes contractuelles stipulant la confidentialité des informations et les buts pour lesquels elles sont utilisées.
7.3 Tous les employés de l’AATC, membres du Conseil et des comité ayant accès aux informations personnelles sont requis de respecter la confidentialité des informations collectées et ce, conditionnellement à leur embauche.
8 Ouverture concernant les politiques et pratiques
8.1 L’AATC doit rendre compréhensible l’information concernant ses politiques et pratiques:
8.1.1 Le titre et l’adresse de la personne ou des personnes responsables de la conformité d’usage du Code auprès de l’AATC et à quelle personne transmettre les plaintes et demandes d’informations
8.1.2 La définition du mandat de l’AATC concernant les informations personnelles collectées
8.1.3 Une description du type d’informations personnelles détenues par l’AATC, incluant un sommaire de leurs utilisations.
8.2 L’AATC doit rendre accessible l’information détenue afin de faciliter la prise de décision des clients et des employés concernant leurs informations personnelles.
9 Accès à l’information des membres, clients et employés
9.1 L’AATC offrira à tout membre, client ou employé qui en fait la demande la possibilité d’examiner les renseignements qui figurent dans son dossier personnel. Les informations personnelles doivent être fournies d’une manière compréhensible dans un délai raisonnable et à coût minime sinon sans frais.
9.2 L’AATC peut, dans certains cas, ne pas être en mesure de fournir les informations personnelles détenues concernant un membre, un client ou un employé et ce, suite à la requête de ce dernier. Par exemple, l’AATC peut ne pas être en mesure de fournir de l’information si cela implique la divulgation d’informations personnelles sur une tierce partie ou si cela atteint directement ou menace la vie et/ou la sécurité d’un autre individu, ou entrave les processus de plainte, discipline ou d’examen des pratiques. L’AATC peut ne pas être en mesure de fournir l’information requise si la divulgation de cette dernière comporte des secrets commerciaux, si l’information est incluse dans le lien d’affaires entre un avocat et son client, si l’information fut générée suite à une procédure de règlement ou quittance suite à une reclamation ou si l’information a été collectée suite à l’enquête d’un bris de contrat ou d’une infraction d’une loi fédérale ou provinciale. L’AATC doit fournir les raisons pour lesquelles elle ne peut le faire et ce, sur demande.
9.3 L’AATC doit pouvoir fournir un compte rendu de l’utilisation et la divulgation des informations personnelles et vers quelle source est dirigée ladite information et ce, sur demande.
9.4 Afin de préserver la confidentialité des renseignements personnels, tout membre, client ou employé peut avoir à fournir suffisamment d’informations l’identifiant pour permettre à l’AATC de rendre compte de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de renseignements personnels, et d’autoriser l’accès à son dossier. Tout renseignement de cette nature ne doit servir qu’à ces fins.
9.5 L’AATC doit être en mesure de corriger ou de compléter les informations personnelles pouvant être inexactes ou incomplètes. Toute divergence quant à l’exactitude ou l’étendue des informations détenues doit être notée. L’AATC doit être en mesure de transmettre à une tierce partie tout changement quant à l’information détenue ou toute divergence n’ayant pu être résolue.
9.6 Un client peut faire l’examen de son dossier et de ses informations personnelles en tout temps en communiquant avec le représentant de l’AATC au siège social.
9.7 De même, tout employé peut faire l’examen de son dossier et de ses informations personnelles en communiquant avec le superviseur.
10 Défaut de conformité
10.1 L’AATC doit être en mesure de répondre à toute demande ou plainte émise de la part de ses membres, ses clients ou ses employés concernant les procédures de conservation des informations personnelles.
10.2 L’AATC doit informer ses membres, ses clients ou ses employés concernant l’existence desdites procédures mentionnées au paragraphe précédent ainsi que l’accessibilité d’une procédure de plainte.
10.3 La ou les personnes responsables de l’AATC quant à la conformité des politiques en matière de confidentialité peut/peuvent demander un avis ou un conseil extérieur avant de répondre à une plainte.
10.4 L’AATC a le pouvoir d’enquêter toutes les plaintes en rapport avec la non conformité des politiques en matière de confidentialité. Si une plainte s’avère justifiée, l’AATC prendra les mesures nécessaires afin de résoudre cette dernière incluant, s’il s’avère requis, un amendement de ses politiques et procédures. Un membre, un client ou un employé doit être tenu informé des résultats d’une enquête le concernant et ce, dans un délai raisonnable.